Eine Welt ohne feste Regeln, Gewissheiten und klar erkennbaren Zusammenhängen: Heutige Unternehmen handeln in der VUKA-Welt. Und hier ist nur eines sicher, nämlich dass nichts sicher ist. Um sich im Geflecht aus Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität nicht nur zurechtzufinden, sondern auch noch gewinnbringend zu wirtschaften, müssen einige Herausforderungen überwunden werden. Eine Möglichkeit um Kosten einzusparen, ist der Trend hin zu immer billigeren Produkten beim Einkauf. Warum aber genau das mit hohem Risiko verbunden ist, diskutieren unsere Mitarbeiter Kari Schmachtl (Business Development Manager), Günter Kutschera (Geschäftsbereichleiter Messtechnik) und Günther Probst (Geschäftsführer) im nachfolgenden Beitrag.
Welche Vorteile sehen Sie in der gemeinsamen Zusammenarbeit hinsichtlich der Beschaffung von Produkten?
Günter Kutschera: Wichtig ist, dass die Zusammenarbeit im Rahmen von professioneller Beratung, neuester Technik, hoher Qualität und attraktiver Preisgestaltung stattfindet, die für den Kunden funktioniert. Unsere Kundenbeziehungen basieren fast immer auf langjähriger, partnerschaftlicher Zusammenarbeit, die ein gemeinsames Vertrauensverhältnis geschaffen hat. Damit das so bleibt, bemühen wir uns unablässig um das Geschäftsverhältnis.
Kari Schmachtl: Die Zusammenarbeit mit uns bedeutet für Kunden vor allem eins: weniger Aufwand im Einkauf. Je mehr Beschaffung von einem Lieferanten abgewickelt werden kann, desto weniger Mitarbeiter müssen im Einkauf beschäftigt werden und desto weniger Sorgen hat der Kunde. Ein weiterer Punkt ist natürlich auch der Stellenwert, den ein größerer Handelspartner beim Erzeuger hat. Wenn ich als mittelständisches Unternehmen für geringe Einkaufsvolumen schnelle oder vorgezogene Lieferungen benötige, werde ich bei großen Herstellern häufig auf taube Ohren stoßen. Es wird just-in-time produziert und kleine, ungeplante Bedarfe werden nur für die wichtigsten Kunden mit Priorität eingeschleust. SCHMACHTL hat so eine Position bei seinen Herstellern. Der Kunde im Direkteinkauf meist nicht. Durch die jahrzehntelange Zusammenarbeit mit unseren Lieferpartnern haben wir hier einen ganz anderen Hebel, um Dinge zu realisieren – unabhängig von der Größe des Kunden-Unternehmens und dessen Bedarf.
Günther Probst: Um auf das Stichwort „Vertrauen” zurückzukommen: Vertrauen ist etwas, das nur zwischenmenschlich stattfinden kann. Vertrauen zwischen Firmen existiert nicht. Nur Personen vertrauen einander. In unserer neuen Welt, die ständiger Fluktuation und Wandel unterworfen ist und der damit wechselnden Personalstruktur ist es manchmal schwierig, langfristiges Vertrauen aufzubauen. Nur die Kundenwünsche sind gleich geblieben: Das richtige, funktionale Produkt zur richtigen Zeit in der passenden Qualität. Und genau hier können wir Kunden unter die Arme greifen. Klar, ich kann alles online kaufen – damit Produkte die Ansprüche erfüllen, darf man sich aber keine Fehlgriffe leisten. Denn die reinen Merkmale des einzubauenden Produkts beantworten nicht die grundlegenden Fragen: Was sind die Anforderungen der spezifischen Anwendung? In welcher Umgebung wird es verbaut? Genau hier kommt der Berater ins Spiel, um aufzuklären und die bestellte Komponente in den richtigen Kontext zu stellen. Bei Bauteilen in Maschinen gibt es hier einiges zu beachten: Luftfeuchtigkeit, Umgebungstemperatur, Stöße und Vibrationen sind nur Beispiele. Ein defektes Teil reicht aus, sei es noch so klein, um eine ganze Maschine oder gar Produktionslinie zum Stillstand zu bringen. Schäden können hier als Folge in die Millionen gehen. Die Kunden zeigen uns ihre Anwendung und wir wählen die Produkte anhand der jeweiligen Prozesse aus. Auch wir sind nicht unfehlbar, auch uns passieren mal Fehlgriffe. Aber was tun wir dann? Wir bessern nach – und zwar entschlossen und ohne Diskussion.
Was denken Sie über Online-Bestellungen? Reicht es nicht, einfach selbst nach einem Produkt zu suchen und dieses zu verbauen?
Günther Probst: Wenn ich auf die Schnelle ein Ersatzteil brauche, lohnt es sich durchaus, dieses online zu bestellen – vorausgesetzt ich kenne die richtige Artikelnummer! Hier zählt nur die schnelle Verfügbarkeit. Meist geht es aber um mehr. Oft muss eine nachhaltige Lösung her, ein ganzheitliches Konzept. Vor allem OEMs (Anm. d. Red.: Original Equipment Manufacturer) stehen hier unter enormem Druck. Kleine technische Probleme können sich zu Kosten von immensem Ausmaß potenzieren. Beide Herangehensweisen haben im Einkauf jedoch ihre Berechtigung, es kommt hier stark auf den Einsatzbereich an.
Günter Kutschera: Hier liegt der Unterschied zwischen Amazon und uns. Drei Dinge bestellen und zwei davon retour zu schicken, ist bei uns nicht notwendig. Hier wird so manches Produkt erst dann hergestellt, wenn es bestellt wurde. Und diese Vorgehensweise ist das Ergebnis einer nachhaltigen Konzeptentwicklung.
Welche Rolle spielt die Just-in-time-Produktion für den Einkauf des 21. Jahrhunderts?
Günther Probst: Geschäftsführern wird eingetrichtert, dass sie niemals auf Lager produzieren sollen, da so nur gebundenes Vermögen entsteht. Das ist für die Verantwortlichen ein großes Risiko, denn es führt zu Abwertung und Minderung des Ertrags. Die JIT-Produktion ist die Antwort darauf. Auf der anderen Seite hat sich eine Welt entwickelt, deren Abnahmeverhalten hochdynamisch ist. Die Globalisierung hat einen immensen Einfluss auf Schwankungen des Bedarfs. In diesem Umfeld muss man sich nun zurechtfinden: Denn zum einen ist man selbst diesen Schwankungen unterworfen, zum anderen versucht man natürlich Lagerkosten zu vermeiden. Das geht selten gut. Genau hier kommt der Händler ins Spiel. Er fungiert als Puffer, sodass man als Kunde Produkte nicht selbst lagern muss, die rechtzeitige Verfügbarkeit jedoch immer garantiert ist. Das ist der Zeitpunkt, bei dem Abnahmeverträge geschlossen werden.
OEMs haften immer öfter im Falle eines Schadens während der Produktion. Inwiefern kann eine Zusammenarbeit dieses Risiko minimieren?
Günther Probst: Das Risiko für einen Produktionsausfall kann dann minimiert werden, wenn die Maschine oder Anlage zuverlässig arbeitet. Dafür ist im Vorfeld eine umfassende Beratung über Produkte und deren Einsatz notwendig. Viele Unternehmen stehen hier jedoch vor einem großen Problem: Es ist schwer, einen Überblick über die aktuellen Gesetze und Normen zu behalten. Ein beratender Ansprechpartner kann hier helfen, die Übersicht wiederzuerlangen. Es gilt: Je komplexer das Produkt, desto höher das Risiko beim Ausfall und desto mehr Beratung ist nötig.
Wie wird in Notfällen gehandelt, zum Beispiel bei Produktionsausfällen?
Günther Probst: Ich erinnere mich an einen Fall während der Weihnachtszeit. Hier kam es zu einem Produktionsausfall, da ein wichtiges Produkt beim Kunden nicht mehr verfügbar war. Ein Anruf bei uns und wir waren vor Ort. Innerhalb der nächsten Tage konnten wir das Problem beheben. Wir haben den Geschäftsführer des Herstellers in den Feiertagen kontaktiert und ein Krisenteam hat vor Ort in der Produktion eine Sonderschicht eingelegt. Für so einen Service ist der Kunde natürlich auf ewig dankbar. Wir versuchen alles, um niemanden im Regen stehen zu lassen.
Danke an Kari Schmachtl, Günter Kutschera und Günther Probst für das gemeinsame Gespräch!
Hier ist noch lange nicht Schluss
Nicht nur im Einkauf können Zeit und Kosten eingespart werden. Wenn es um Ressourcenplanung geht, lohnt es sich oft, interne Aufgaben auszulagern. Genaueres zu effektivem Zeitmanagement erfahren Sie in unserem Artikel „Ressourcenplanung: Wo ist Ihre Zeit am effektivsten angelegt?”.
